Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2026 · Schweizer DSG und EU DSGVO
Diese Erklärung informiert darüber, welche Personendaten SendVoiceLink im Rahmen des Betriebs des Dienstes verarbeitet, auf welcher Grundlage dies geschieht und welche Rechte Betroffene haben.
Verantwortliche Stelle
Verantwortlich im Sinne des Schweizer DSG und der EU DSGVO ist SendVoiceLink.
Kontakt: über das Kontaktformular
Anfragen betreffend Datenschutz werden grundsätzlich über das Kontaktformular bearbeitet. Ein Anspruch auf Beantwortung innerhalb einer bestimmten Frist besteht nur im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang.
Welche Daten wir verarbeiten
Art und Umfang der verarbeiteten Daten hängen davon ab, wie der Dienst genutzt wird. Nachfolgend eine Übersicht der typischerweise verarbeiteten Datenkategorien:
Ohne Konto (Gastnutzung)
- Hochgeladene Audiodatei sowie optional angegebene Metadaten (z. B. Titel, Ablaufdatum, Passwort-Hash)
- Technische Verbindungsdaten: IP-Adresse (in der Regel pseudonymisiert), Zeitstempel, HTTP-Methode, Useragent-String
Registrierte Nutzer
- Name und E-Mail-Adresse
- Passwort in gehashter Form (Klartext wird nicht gespeichert)
- Aufnahmen und zugehörige Metadaten (z. B. Titel, Dauer, Dateigrösse)
- Transkripte und KI-generierte Inhalte (z. B. Titelvorschläge, Zusammenfassungen, Kapitelmarken, Action-Items) — nur wenn die Transkription aktiviert wurde (siehe «KI-gestützte Funktionen»)
- Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung: das TOTP-Secret sowie gehashte Backup-Codes
- Plan-Typ und abrechnungsrelevante Statusinformationen (vollständige Zahlungsdaten werden ausschliesslich durch externe Zahlungsanbieter verarbeitet)
- Zugriffs- und Nutzungsprotokoll, soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich
Automatisch erfasste Daten
- Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, Zeitstempel) in Server-Logs
- Solche Daten werden grundsätzlich nur so lange aufbewahrt, wie es für Betrieb, Sicherheit oder gesetzliche Anforderungen notwendig ist
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung von Personendaten erfolgt auf Basis der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen. SendVoiceLink behält sich vor, die Verarbeitungszwecke im Rahmen des gesetzlich Zulässigen anzupassen.
Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe von Personendaten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist, der Nutzer eingewilligt hat oder gesetzliche Pflichten dies verlangen.
SendVoiceLink setzt zur Erbringung des Dienstes externe Auftragsverarbeiter ein, insbesondere in den Bereichen:
Hosting & Infrastruktur
Server- und Speicherinfrastruktur in der EU/EWR (Standard) bzw. in der Schweiz (Pro- und Business-Plan)
Zahlungsabwicklung
Externe Zahlungsanbieter; SendVoiceLink erhält ausschliesslich Plan-Statusinformationen
E-Mail-Kommunikation
Transaktionale E-Mails (z. B. Link-Backup, Kontoverwaltung)
KI-Transkription & -Analyse
OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) — nur bei aktivierter Transkription; verarbeitet Audio/Transkripte zur Funktionserbringung, nicht zum Training; US-Transfer auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln
Web-Analyse
Google Analytics (Google Ireland Ltd., Dublin, Irland) — nur bei erteilter Einwilligung; Datentransfer in die USA auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln
Reichweitenmessung (cookielos)
Cloudflare Web Analytics (Cloudflare, Inc., USA): misst Seitenaufrufe ohne Cookies und ohne persistente Kennungen, ausschliesslich aggregiert. Die IP-Adresse wird dabei nur vorübergehend zur Ableitung des Herkunftslandes verarbeitet und nicht gespeichert. Ein allfälliger Transfer in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / Art. 31 revDSG); eine Einwilligung ist nicht erforderlich.
Sonstige Dienstleister
Weitere Anbieter können je nach Betriebsbedarf eingesetzt werden
Auftragsverarbeiter werden vertraglich zur Einhaltung von Datenschutzstandards verpflichtet. SendVoiceLink behält sich vor, Auftragsverarbeiter und eingesetzte Tools jederzeit auszutauschen. Bei Übermittlungen in Drittstaaten werden geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) angestrebt, soweit dies rechtlich erforderlich und praktisch umsetzbar ist.
KI-gestützte Funktionen
SendVoiceLink bietet optionale, KI-gestützte Funktionen — insbesondere die automatische Transkription von Aufnahmen sowie daraus abgeleitete Inhalte (Titelvorschläge, Zusammenfassungen, Kapitelmarken, Action-Items, Diktat). Diese Funktionen sind standardmässig deaktiviert und werden erst durch eine aktive Auswahl des Nutzers (pro Aufnahme oder als Voreinstellung) genutzt.
Wie die Verarbeitung abläuft
- Zur Transkription und Analyse werden die betreffende Audiodatei bzw. das daraus erzeugte Transkript an OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) als Auftragsverarbeiter übermittelt
- OpenAI verarbeitet diese Daten ausschliesslich zur Erbringung der angefragten Funktion und nutzt sie gemäss den API-Geschäftsbedingungen nicht zum Training eigener Modelle
- Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln
- Wird die Transkription für eine Aufnahme deaktiviert, werden die zugehörigen generierten Inhalte (Transkript, Zusammenfassung, Kapitel etc.) gelöscht
Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. die Einwilligung durch die aktive Aktivierung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO / DSG). Der Nutzer ist dafür verantwortlich, keine Inhalte zu übermitteln, für deren Verarbeitung ihm die erforderliche Rechtsgrundlage fehlt — insbesondere keine besonders schützenswerten Personendaten Dritter ohne deren Einwilligung.
Hör-Statistiken und Zugriffsprotokolle
Wird eine Aufnahme über einen Link geteilt, erfasst SendVoiceLink beim Abruf technische Zugriffsdaten — einerseits, um dem Absender Statistiken über die Nutzung seiner Aufnahme bereitzustellen (z. B. Anzahl Aufrufe, Wiedergaben und ungefähr erreichte Hörposition), andererseits zur Erkennung und Abwehr von Missbrauch.
- Erfasst werden insbesondere: IP-Adresse, Useragent, Zeitpunkt, Ereignistyp (Aufruf, Wiedergabe, Fortschritt) sowie die erreichte Wiedergabeposition
- Diese Daten fallen auch bei Empfängern ohne eigenes Konto an, da sie zur technischen Auslieferung und zur Statistik gehören
- Der Absender sieht daraus abgeleitete Hör-Statistiken seiner Aufnahme, jedoch keine darüber hinausgehenden Identifikationsdaten der Empfänger
Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an nützlichen Funktionen und an der Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / DSG). Der absendende Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, Empfänger — soweit rechtlich erforderlich — über die Erfassung von Hör-Statistiken zu informieren.
HR- und Personaldaten (Auftragsbearbeitung)
Nutzt ein Unternehmen die HR-Funktionen für seine Mitarbeiter, gilt für diese Daten eine besondere Rollenverteilung. Verantwortlicher für die Personal- und Mitarbeiterdaten ist der Arbeitgeber (Team-Inhaber). SendVoiceLink bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des Arbeitgebers (Art. 9 revDSG). Über Zweck und Umfang dieser Bearbeitung entscheidet allein der Arbeitgeber.
Welche HR-Daten verarbeitet werden
- Digitale Personalakte: Stammdaten, Position, Eintrittsdatum sowie ein optionaler Notfallkontakt
- Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten (z. B. erfasste Arbeitszeiten, Ferien, Abwesenheiten)
- Personaldokumente, die der Arbeitgeber ablegt (z. B. Verträge, Lohnabrechnungen und Zeugnisse)
- Onboarding-Schritte, interne Ankündigungen sowie Beiträge zum Mitarbeiter-Puls (auch in Form von Sprachaufnahmen)
Besonders schützenswert: Gesundheitsdaten (Krankmeldung)
- Eine erfasste Krankmeldung (Abwesenheit wegen Krankheit) ist ein Hinweis auf den Gesundheitszustand und gilt damit als besonders schützenswertes Personendatum (Art. 5 lit. c revDSG).
- Es werden dabei keine Diagnosen oder medizinischen Details gespeichert, sondern nur der Status «abwesend wegen Krankheit» sowie der betreffende Zeitraum.
- Solche Daten werden mit erhöhter Sorgfalt und restriktivem Zugriff bearbeitet. Der Arbeitgeber als Verantwortlicher entscheidet, ob er Krankmeldungen über den Dienst erfasst, und sorgt für die hierfür nötige Rechtsgrundlage.
Was das für betroffene Mitarbeiter bedeutet
- Betroffene Mitarbeiter richten Begehren auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Personal- und Arbeitszeitdaten an ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen, nicht an SendVoiceLink.
- Erreicht SendVoiceLink ein solches Begehren direkt, leiten wir es an den zuständigen Arbeitgeber weiter oder verweisen die betroffene Person an diesen.
- Innerhalb des Dienstes sind Personaldokumente nur für den Arbeitgeber sowie den jeweils betroffenen Mitarbeiter sichtbar.
Personal- und Arbeitszeitdaten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers vorgehalten; Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeitszeit sind nach Art. 73 ArGV 1 grundsätzlich während 5 Jahren aufzubewahren. Danach bzw. bei Beendigung der Nutzung werden die Daten gelöscht oder dem Arbeitgeber zurückgegeben. Die Eckpunkte dieser Auftragsbearbeitung sind in den AGB (Auftragsbearbeitung) geregelt.
Credits, Herzli und User-Transfers
Beim Kauf, Einlösen und Verschenken von Credits oder Herzli verarbeitet SendVoiceLink personenbezogene Transaktionsdaten, um die Käufe abzuwickeln, die Wallet-Stände konsistent zu halten und gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
Was beim Credits-Kauf verarbeitet wird
- Käufer-ID, gekaufte Menge, Betrag in CHF, Bundle-Key und Zeitstempel
- Stripe-Referenzen (Checkout-Session-ID, Payment-Intent-ID, Invoice-ID) zur Zuordnung von Zahlungen und Rückerstattungen
- Vollständige Karten- und Zahlungsdaten werden ausschliesslich von Stripe Payments Europe Ltd. verarbeitet und sind für SendVoiceLink nicht einsehbar
Was bei Geschenken und Transfers gespeichert wird
- Bei Herzli-Geschenken: Sender-ID, Empfänger-ID, Anzahl, Ziel (Aufnahme, Beitrag oder Reply) und optionale Kurz-Notiz
- Bei User-zu-User-Transfers (Credits/Herzli): Sender-ID, Empfänger-ID, Betrag, Währung, optionale Notiz
- Beide Beteiligten sehen die Gegenpartei (Sender bzw. Empfänger) in ihrem persönlichen Verlauf — Transfers sind innerhalb der Plattform nicht anonym
- Notizen sind nur für die direkt Beteiligten sowie für SendVoiceLink-Admins zu Compliance- und Support-Zwecken sichtbar
Transaktionsdaten zu Käufen, Einlösungen, Geschenken und Transfers werden zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere 10 Jahre nach OR 958f für Geschäftsbücher und Belege) sowie zur Missbrauchs-, Betrugs- und Geldwäscheprävention vorgehalten. Eine vorzeitige Löschung auf Anfrage des Nutzers ist insoweit ausgeschlossen, als gesetzliche Pflichten oder überwiegende berechtigte Interessen von SendVoiceLink entgegenstehen.
SendVoiceLink behält sich vor, auffällige Transaktionsmuster (z. B. Chargebacks, koordinierte Transfers, ungewöhnlich hohe Käufe) zu analysieren und betroffene Konten zur Klärung vorübergehend einzuschränken oder zu sperren. Rechtsgrundlage sind Vertragserfüllung sowie überwiegende berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO / DSG).
Speicherung und Löschung
Personendaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Exakte Aufbewahrungsfristen können je nach technischen, betrieblichen und rechtlichen Anforderungen variieren.
- Audiodateien von Gast- und Free-Konten werden auf Servern in der EU/EWR gespeichert; Audiodateien aus Pro- und Business-Konten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert
- Audiodateien werden nach Ablauf des vom Nutzer gewählten Datums in der Regel automatisch entfernt; technische oder betriebliche Verzögerungen können nicht ausgeschlossen werden
- Registrierte Nutzer können zusätzlich eine konto-weite Aufbewahrungsgrenze setzen, nach der alle eigenen Aufnahmen automatisch gelöscht werden
- Kontodaten werden nach Kündigung grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
- Server-Logs und Protokolldaten werden in der Regel nach einer kurzen Aufbewahrungszeit rotiert, können jedoch in Ausnahmefällen (z. B. Sicherheitsvorfälle, rechtliche Anfragen) länger aufbewahrt werden
- Sicherungskopien (Backups) können technisch bedingt für einen begrenzten Zeitraum fortbestehen, auch wenn Daten aus dem aktiven System gelöscht wurden
- Eine sofortige und vollständige Löschung aus allen Systemen und Backups zum exakt gewünschten Zeitpunkt kann technisch nicht garantiert werden
Datensicherheit
SendVoiceLink trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Der konkrete Umfang dieser Massnahmen wird dem jeweiligen Risiko und dem Stand der Technik angepasst und kann sich jederzeit ändern.
Kein Sicherheitssystem bietet absoluten Schutz. Eine vollständige Sicherheit bei der Übertragung oder Speicherung von Daten über das Internet kann nicht garantiert werden. Im Fall eines Sicherheitsvorfalls wird SendVoiceLink die gesetzlich vorgeschriebenen Massnahmen einleiten; darüber hinausgehende Verpflichtungen werden nicht übernommen.
Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts (Schweizer DSG / EU DSGVO) die folgenden Rechte. Diese Rechte bestehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen und können durch gesetzliche Pflichten, überwiegende Interessen Dritter oder technische Rahmenbedingungen eingeschränkt sein.
Auskunft
Einsicht in verarbeitete Personendaten, soweit gesetzlich vorgesehen
Berichtigung
Korrektur unrichtiger Angaben
Löschung
Entfernung von Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung
Beschränkung der Verarbeitung in gesetzlich vorgesehenen Fällen
Datenübertragbarkeit
Export von Daten im maschinenlesbaren Format, soweit technisch vorgesehen und gesetzlich verlangt
Widerspruch
Gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen, soweit keine zwingenden Gründe entgegenstehen
Widerruf
Erteilte Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden
Beschwerde
Bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Schweiz: EDÖB; EU: zuständige nationale Behörde)
Anfragen zur Ausübung von Betroffenenrechten können über das Kontaktformular eingereicht werden. SendVoiceLink ist berechtigt, vor der Bearbeitung eine Identitätsprüfung vorzunehmen.
Änderungen dieser Erklärung
SendVoiceLink behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen — etwa bei Änderungen des Dienstes, der eingesetzten Technologien, der Auftragsverarbeiter oder der Rechtslage. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer grundsätzlich per E-Mail informiert; ein rechtlicher Anspruch auf Benachrichtigung besteht nur im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang.
Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Veröffentlichung einer geänderten Fassung gilt als Kenntnisnahme.
Fragen zum Datenschutz?